GDPR og Databeskyttelsespolicy
1. Introduksjon
Din BemanningsPartner AS («DB Partner», «vi» eller «oss») er forpliktet til å beskytte personvernet og rettighetene til alle kandidater, ansatte, kunder og samarbeidspartnere.
Vi behandler personopplysninger i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR) og personopplysningsloven, under tilsyn av Datatilsynet.
2. Formålet med denne policyen
Denne policyen forklarer hvordan DB Partner sikrer at all behandling av personopplysninger skjer på en lovlig, rettferdig og åpen måte.
Den utfyller vår Personvernerklæring
og gjelder for alle personer vi samler inn eller behandler personopplysninger om i vår virksomhet.
3. Roller og ansvar
Behandlingsansvarlig:
Din BemanningsPartner AS
Falkenborgvegen 9, 7044 Trondheim, Norge
E-post: info@db-partner.no
Tilsynsmyndighet:
Datatilsynet – www.datatilsynet.no
DB Partner bestemmer formålet med og midlene for behandling av personopplysninger.
Våre teknologipartnere RecMan AS og Recruitee B.V. fungerer som databehandlere på våre vegne, under signerte databehandleravtaler (DPA).
4. Vår forpliktelse
Vi følger disse grunnleggende prinsippene i all behandling av personopplysninger:
- Lovlighet, rettferdighet og åpenhet – Vi behandler data på gyldig rettslig grunnlag og kommuniserer tydelig hvordan de brukes.
- Formålsbegrensning – Data brukes kun til det formålet de ble samlet inn for.
- Dataminimering – Vi samler kun inn nødvendige opplysninger.
- Riktighet – Vi sørger for at data er korrekte og oppdaterte.
- Lagringsbegrensning – Data slettes når de ikke lenger er nødvendige.
- Integritet og konfidensialitet – Data beskyttes med tekniske og organisatoriske tiltak.
- Ansvarlighet – Vi dokumenterer og kan påvise etterlevelse av GDPR.
5. Behandlingsaktiviteter
Vi behandler personopplysninger for følgende hovedformål:
- Registrering, vurdering og oppfølging av kandidater
- Bemanning, HR-administrasjon og lønnsbehandling
- Kompetanseutvikling og oppfølging av ansatte
- Kundeadministrasjon og kontraktsoppfølging
- Markedskommunikasjon (kun ved samtykke)
- Regnskap, lovpålagt rapportering og etterlevelse
Alle behandlingsaktiviteter er dokumentert i vårt interne behandlingsregister.
6. Rettslig grunnlag
Vi behandler personopplysninger på ett eller flere av følgende rettsgrunnlag:
- Avtale – når behandlingen er nødvendig for å inngå eller oppfylle en arbeids-, bemannings- eller kundeavtale.
- Rettlig plikt – for å oppfylle krav i norsk arbeids-, skatte- eller regnskapslovgivning.
- Berettiget interesse – for å drive, forbedre og sikre våre tjenester.
- Samtykke – for spesifikke formål som lagring av kandidatdata utover 12 måneder eller utsendelse av nyhetsbrev.
7. Deling av data og databehandlere
Vi deler data kun når det er nødvendig og med GDPR-kompatible leverandører:
| Partner | Formål | Lokasjon |
|---|---|---|
| Recruitee B.V. | Rekruttering og talentforvaltning | Nederland (EU) |
| RecMan AS | HR-, lønns- og bemanningssystem | Norge (EØS) |
| Regnskaps-, IT- og skyløsninger | Administrasjon og drift | EU/EØS(Norge) |
Alle partnere har databehandleravtaler og lagrer data innenfor EU/EØS.
8. Innebygd personvern
DB Partner implementerer personvern som standard i alle prosesser og systemer, inkludert:
- Tilgangskontroll og rollebasert autorisasjon
- Kryptering og sikker datalagring
- Regelmessige sikkerhetskopier og gjenoppretting
- Tofaktorautentisering
- Revisjoner og risikovurderinger
9. Rettigheter for registrerte
Alle personer vi behandler data om, har rett til å:
- Få innsyn i egne personopplysninger
- Kreve retting eller sletting
- Begrense eller protestere mot behandling
- Få utlevert egne data i et maskinlesbart format
- Trekke tilbake samtykke når som helst
Forespørsler sendes til info@db-partner.no.
Vi svarer normalt innen 30 dager.
10. Lagringsperiode
| Datatype | Lagringsperiode | Grunnlag |
|---|---|---|
| Kandidatdata | 12 måneder etter siste aktivitet (eller lengre med samtykke) | Berettiget interesse / samtykke |
| Personaldata | Så lenge loven krever (vanligvis 5 år etter arbeidsforholdets slutt) | Rettslig plikt |
| Kunde- og leverandørdata | Avtalens varighet + 5 år (bokføringsplikt) | Rettslig plikt |
| Markedsføringsdata | Til samtykke trekkes tilbake | Samtykke |
11. Overføring av data utenfor EU/EØS
Personopplysninger lagres og behandles innenfor EU/EØS.
Dersom data unntaksvis overføres utenfor dette området, sikres overføringen gjennom EUs standard kontraktsvilkår (SCC) eller tilsvarende lovlige mekanismer.
12. Håndtering av databrudd
Ved et eventuelt brudd på personopplysningssikkerheten:
- Hendelsen registreres og vurderes umiddelbart.
- Dersom bruddet kan medføre risiko for enkeltpersoner, varsles Datatilsynet innen 72 timer.
- Berørte personer varsles uten ugrunnet opphold når risikoen vurderes som betydelig.
DB Partner har en intern beredskaps- og hendelsesplan for slike situasjoner.
12. Opplæring og bevisstgjøring
Alle ansatte gjennomfører opplæring i:
- GDPR og personvernprinsipper
- Håndtering av personopplysninger og sikkerhet
- Etiske retningslinjer og taushetsplikt
12. Revisjon og oppdatering
Denne policyen gjennomgås årlig, eller ved vesentlige endringer i lovverk eller virksomhetens aktiviteter.
Oppdateringer godkjennes av ledelsen og kommuniseres til ansatte og samarbeidspartnere.
13. Kontakt og klager
Spørsmål eller klager om vår behandling av personopplysninger kan rettes til:
DB Partner – Din BemanningsPartner AS
Falkenborgvegen 9, 7044 Trondheim, Norway
info@db-partner.no